Samenwerkingsovereenkomst? Niet nodig, wij kennen elkaar goed!

U kunt het zo gek niet bedenken of u verkeert als ondernemer in een situatie waarin u een afspraak maakt. Sommige afspraken legt u niet vast omdat deze niet zo belangrijk zijn en andere niet omdat de financiële belangen klein zijn. 

Dat is niet zo vreemd en meestal ook niet schadelijk. Immers, als u voor iedere afspraak een contract zou laten opmaken, kost u dat veel tijd en ook veel geld.

Echter, het komt helaas nog heel vaak voor dat mensen een samenwerking aangaan en de gemaakte afspraken niet schriftelijk vastleggen.

1. Waarom zou ik afspraken met mijn partners vastleggen als we elkaar goed genoeg kennen?
Regelmatig vertellen ondernemers mij over plannen tot samenwerking met anderen. Bijvoorbeeld om samen een bepaald product te verkopen of een bepaalde dienst aan te bieden, gezamenlijk een gebouw te kopen en te verhuren, of op andere wijze gezamenlijk een investering te doen. Als het klinkt als een goed ondernemingsplan dan zeg ik dat natuurlijk. Maar tegelijkertijd draaien mijn alarmbellen ook overuren.

Op mijn vraag aan deze ondernemers of zij die samenwerking schriftelijk gaan vastleggen krijg ik nog maar al te vaak het antwoord: “Ach nee joh, we kennen elkaar al zo lang, dat is echt niet nodig!” Dat elkaar goed kennen en vertrouwen een reden zou zijn om afspraken niet goed vast te leggen, is nog steeds een hardnekkige misvatting. Juist als je elkaar goed kent moet je gemaakte afspraken zo goed mogelijk schriftelijk vastleggen.

Dit geldt niet alleen voor een ‘gewone’  samenwerking, maar ook voor een samenwerking in een vennootschap onder firma (vennootschapscontract) of in een besloten vennootschap (aandeelhoudersovereenkomst).

Waarom is dat zo belangrijk? Als zaken niet duidelijk op schrift staan, is de kans heel groot dat er misverstanden ontstaan. U heeft bepaalde afspraken anders opgevat dan uw partner(s), of anders geïnterpreteerd, of de ene afspraak niet onthouden en een andere wel. Kortom, als afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd, kan (en zal) er onduidelijkheid ontstaan, en onduidelijkheid leidt vaak tot (wantrouwen en) conflict. Hoe belangrijker de relatie, des te erger het is als er een conflict ontstaat.

Alleen vertrouwen geeft geen garantie dat alles wel goed zal gaan. Vertrouwen en duidelijkheid kunnen er samen voor zorgen dat conflicten bijna geheel worden uitgesloten. Het spreekt voor zich dat de afspraken wel op juiste wijze en voldoende uitgewerkt moeten worden vastgelegd, zodat er geen of nauwelijks nog ruimte kan zijn voor onduidelijkheden.

2. Welke kosten zal ik hebben als ik mijn afspraken niet schriftelijk vastleg?
Als u uw afspraken met uw partner(s) niet (op juiste wijze) vastlegt, is de kans op conflicten, zoals hiervoor uitgelegd, erg hoog. Zodra er onduidelijkheid, misverstand, en daarmee conflicten ontstaan, begint het onderlinge vertrouwen af te brokkelen, en is dit proces nog maar moeilijk tegen te houden. U en uw partner(s) kunnen zich nog maar moeilijk concentreren op de business, besteden veel tijd en energie aan discussies en zelfs ruzies. De gezamenlijke business activiteiten dreigen al snel te stagneren of helemaal tot een eind te komen, met alle financiële gevolgen van dien.

Deze negatieve situatie zal leiden tot een impasse tussen u en uw business partner(s). U of uw partner(s) zal de ander tegenwerken, sommatiebrieven gaan sturen, aansprakelijk stellen, en/of uiteindelijk of een rechtszaak aanspannen of in het beste geval een schikkingsonderhandeling voorstellen. Beide routes kosten u duizenden euro’s. Dit nog afgezien van alle negatieve energie en tijd die het u kost. En dat allemaal, niet omdat de ander onbetrouwbaar is gebleken, nee, omdat er onduidelijkheid was vanaf het begin. Wat een verlies van tijd, geld, en relatie!

3. Hoe bespaar ik juist kosten door mijn afspraken met partners wel schriftelijk vast te leggen?
De zojuist voorgespiegelde situatie lijkt heel extreem, maar is aan de orde van de dag. Het is zo jammer, en ook zo eenvoudig te voorkomen. Het enige dat u hoeft te doen is voordat u begint aan een samenwerking alle afspraken op correcte wijze schriftelijk te laten vastleggen. Op die wijze zal er geen onduidelijkheid zijn en zullen conflicten niet of nauwelijks ontstaan. Als u nog geen schriftelijke afspraken heeft, kunt u de afspraken in onderling overleg alsnog schriftelijk vastleggen. Juist als de relatie (nog) goed is.

De enige kosten die u dan zult hebben zijn de kosten van advies en een deugdelijk contract. Daarmee krijgt u een constructieve relatie met uw zakenpartner en een gezamenlijke onderneming zonder conflicten. U bespaart daarmee duizenden euro’s, tijd en negatieve energie.

Lees meer over dit onderwerp

Neem contact op met advocaat Saskia van de Griek voor een goed contract of om vrijblijvend uw mogelijkheden te bespreken.
Neem ook contact op als er al een conflict is ontstaan.

Ondernemingsrecht diensten van dit advocatenkantoor
Profiel van deze advocaat
Referenties


Share this:
Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail
Follow us:
Facebooktwittergoogle_pluslinkedin